ระบบ ERP โรงงาน ซื้อสำเร็จรูปหรือพัฒนาเอง เลือกยังไงไม่ให้เสียของ

โรงงานที่กำลังจะลงทุนกับระบบมักถูกวางให้เลือกระหว่างสองทาง คือซื้อ ERP สำเร็จรูปที่มีทุกอย่างครบ กับจ้างพัฒนาระบบเฉพาะของตัวเอง ทั้งสองฝั่งมีคนเชียร์และมีเคสที่ล้มเหลวพอกัน เพราะคำถามที่ควรถามจริง ๆ ไม่ใช่ "อันไหนดีกว่า" แต่เป็น "กระบวนการของเราพิเศษตรงไหน และพิเศษพอที่จะจ่ายเพื่อมันไหม"

คำถามจริงคือกระบวนการของคุณพิเศษแค่ไหน

ERP สำเร็จรูปคือกระบวนการทำงานมาตรฐานที่ถูกแปลงเป็นซอฟต์แวร์ ซื้อมาแล้วได้ของที่ผ่านการใช้งานจากโรงงานหลายพันแห่ง แลกกับการที่คุณต้องปรับวิธีทำงานเข้าหาระบบ ส่วนระบบที่พัฒนาเองคือการแปลงกระบวนการของคุณเป็นซอฟต์แวร์ ได้ของที่พอดีตัว แลกกับเวลา เงิน และความรับผิดชอบในการดูแลระยะยาว

ถ้ากระบวนการที่คุณทำอยู่เหมือนโรงงานทั่วไป การยืนยันจะทำแบบเดิมต่อไปคือการจ่ายเงินเพื่อรักษานิสัย ไม่ใช่เพื่อรักษาความได้เปรียบ แต่ถ้าวิธีทำงานบางส่วนคือเหตุผลที่ลูกค้าเลือกคุณ การยัดมันเข้าเทมเพลตมาตรฐานก็คือการทิ้งจุดแข็งไปเอง

เมื่อไหร่ควรซื้อสำเร็จรูป

• งานหลักเป็นบัญชี คลัง จัดซื้อ และการเงิน ซึ่งมีมาตรฐานชัดและกฎหมายกำกับอยู่แล้ว
• ต้องการขึ้นระบบให้ทันรอบปีบัญชีหรือเงื่อนไขของคู่ค้า
• ยังไม่มีทีม IT ภายในที่จะดูแลระบบต่อเองได้
• ยอมปรับกระบวนการเข้าหาระบบได้ และผู้บริหารพร้อมผลักดันการเปลี่ยนแปลงนั้นจริง

ข้อสุดท้ายสำคัญที่สุดและถูกมองข้ามบ่อยที่สุด โครงการ ERP ที่ล้มเหลวส่วนใหญ่ไม่ได้ล้มเพราะซอฟต์แวร์ไม่ดี แต่ล้มเพราะซื้อมาแล้วไม่มีใครกล้าเปลี่ยนวิธีทำงาน สุดท้ายจ่ายค่าลิขสิทธิ์ทุกปีแต่ยังใช้ Excel เหมือนเดิม

เมื่อไหร่ควรพัฒนาเอง

• กระบวนการที่จะทำเป็นระบบคือจุดที่สร้างความต่างให้ธุรกิจ ไม่ใช่งานหลังบ้านทั่วไป
• เคยลองปรับ ERP สำเร็จรูปแล้วพบว่าต้องดัดแปลงเยอะจนราคาปรับแต่งแพงกว่าทำใหม่
• ต้องเชื่อมกับเครื่องจักรหรืออุปกรณ์หน้างานที่ระบบมาตรฐานไม่รองรับ
• ผู้ใช้หน้างานไม่ได้นั่งโต๊ะ ต้องใช้บนมือถือหรือแท็บเล็ตในสภาพแวดล้อมจริง

ข้อสุดท้ายเป็นเหตุผลที่เจอบ่อยในโรงงานไทย ระบบมาตรฐานหลายตัวออกแบบมาสำหรับคนนั่งหน้าคอมพิวเตอร์ พอเอาไปให้ช่างที่มือเปื้อนน้ำมันใช้กลางไลน์ผลิต ต่อให้ฟีเจอร์ครบก็ไม่มีใครใช้

ทางที่สามที่โรงงานส่วนใหญ่เหมาะกว่า

ในทางปฏิบัติ โรงงานส่วนใหญ่ไม่ได้อยู่ที่ปลายทางใดทางหนึ่ง คำตอบที่ใช้ได้จริงคือเก็บงานมาตรฐานไว้กับระบบสำเร็จรูป แล้วพัฒนาเฉพาะส่วนที่เป็นจุดต่างของคุณมาต่อกับมัน

ตัวอย่างที่เห็นชัดคือการแจ้งซ่อมเครื่องจักร ระบบบัญชีและคลังยังอยู่บน ERP เดิม แต่ช่างสแกน QR Code ที่ติดอยู่กับเครื่องเพื่อแจ้งปัญหาจากหน้างานได้ทันที แล้วข้อมูลไหลกลับเข้าระบบหลัก วิธีนี้ได้ของที่พอดีกับหน้างานโดยไม่ต้องรื้อระบบบัญชีที่ใช้ได้ดีอยู่แล้ว

ต้นทุนที่คนลืมคิดทั้งสองทาง

ฝั่งซื้อสำเร็จรูป

• ค่าลิขสิทธิ์รายปีที่เพิ่มตามจำนวนผู้ใช้ ซึ่งโตขึ้นทุกปีที่ธุรกิจโต
• ค่าปรับแต่งให้เข้ากับงานจริง มักสูงกว่าค่าลิขสิทธิ์ปีแรกหลายเท่า
• ค่าที่ปรึกษาและการอบรม ซึ่งต้องทำใหม่ทุกครั้งที่มีพนักงานเข้าใหม่
• ความเสี่ยงเรื่องการย้ายออก ยิ่งใช้นานยิ่งย้ายยากและแพง

ฝั่งพัฒนาเอง

• ค่าดูแลต่อเนื่องหลังส่งมอบ ทั้งแก้บั๊กและปรับตามกฎหมายที่เปลี่ยน
• ความเสี่ยงเรื่องคนดูแล ถ้าไม่มีเอกสารและซอร์สโค้ดอยู่กับองค์กร การเปลี่ยนทีมจะกลายเป็นการทำใหม่
• เวลาของคนในองค์กรที่ต้องมาร่วมออกแบบและทดสอบ ซึ่งเป็นต้นทุนจริงแม้ไม่ได้จ่ายออกไปข้างนอก
• ค่าเซิร์ฟเวอร์และบริการภายนอกที่ระบบต้องใช้

เช็กลิสต์ก่อนตัดสินใจ

1. เขียนกระบวนการปัจจุบันออกมาเป็นขั้นตอนจริง ไม่ใช่ตามที่คู่มือบอกว่าควรเป็น
2. ทำเครื่องหมายว่าขั้นตอนไหนเป็นมาตรฐานทั่วไป ขั้นตอนไหนเป็นของเราจริง ๆ
3. ถ้าส่วนที่เป็นของเราจริงมีไม่ถึงสองสามขั้นตอน ให้เอนไปทางสำเร็จรูปก่อน
4. ประเมินต้นทุนห้าปี ไม่ใช่ปีแรก ทั้งสองทางเปลี่ยนอันดับกันบ่อยเมื่อมองยาว
5. ถามให้ชัดว่าถ้าวันหนึ่งอยากเปลี่ยน จะเอาข้อมูลออกมาได้ยังไงและในรูปแบบไหน

ข้อสุดท้ายคือข้อที่คนถามน้อยที่สุดแต่เจ็บที่สุดเมื่อถึงเวลา ระบบที่ดีต้องยอมให้คุณเดินออกได้ ไม่ใช่ล็อกไว้ด้วยการทำให้ข้อมูลเอาออกยาก